Politique de protection des données personnelles des candidats
INTRODUCTION
Cultura est impliquée dans la protection des données à caractère personnel de ses candidats et veille à respecter la réglementation issue de la Loi Informatique et Libertés du 06 janvier 1978 modifiée et du Règlement Européen sur la protection des données personnelles dit « RGPD » en date du 27 avril 2016.
Afin que vous puissiez être parfaitement informé de notre politique de protection des données personnelles, nous avons élaboré le présent document dans lequel vous retrouverez des informations sur la façon dont nous collectons, utilisons et conservons vos données personnelles dans le cadre de l’étude de votre candidature à des postes proposés par notre société (ci-après, la « Politique »).
Par « données à caractère personnel » ou « données personnelles », il faut entendre toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement (via son nom, image, adresse, etc.) ou indirectement (par exemple via un identifiant).
La présente Politique s’applique aux sites recrutement.cultura.com/, cultura.wd3.myworkdayjobs.com/,(ci-après « Sites Internet ») soit en cas de candidature déposée directement au sein de nos magasins, ou lors de salons, de forums, auprès de cabinets de recrutement, de sites d’emplois ou des réseaux sociaux (tels que Linkedin, APEC, Indeed, Pôle d’emploi, Welcometothejungle, handicap.fr, Jobinlive, AGEFIPH, etc.) (ci-après « Plateformes externes ») ou tout autre moyen utile en matière de recherche de candidats (ci-après « Sources externes »).
Lorsque nous parlons d’un traitement des données à caractère personnel, nous visons par « traitement » toute opération qui porte sur vos données personnelles, à savoir notamment : la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, l’organisation, la suppression, la modification des données personnelles.
Les personnes concernées par cette Politique sont :
– Les candidats qui postulent à nos offres d’emploi ou d’alternance (ci-après, “Vous”)
PRINCIPES EN MATIÈRE DE PROTECTION DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL
Chez Cultura, nous appliquons des principes respectueux des données à caractère personnel des candidats.
Ainsi notamment :
- Aucune donnée personnelle n’est commercialisée ni revendue à un tiers.
- Les données personnelles ne sont collectées que pour des finalités précises
- Nous ne collectons que les données personnelles qui sont nécessaires en fonction de leur finalité.
- Nous vous laissons gérer vos données personnelles en toute liberté grâce à votre espace candidat
- Nous veillons à respecter vos droits et à répondre à toutes vos questions sur vos données personnelles.
MISE A JOUR DE LA POLITIQUE
La présente Politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.
Les modifications de la présente Politique sont opposables à compter de leur mise en ligne, la version applicable étant celle figurant en ligne sur les sites.
C’est pourquoi il vous est conseillé de consulter régulièrement les présentes, afin de vous référer à la dernière version en vigueur.
Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission Nationale Informatique et Libertés www.cnil.fr.
Article 1 : Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?
Cultura est une enseigne de la société SOCULTUR, SAS immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le n° 519 780 795, dont le siège social est situé 17 rue Archimède, 33700 MERIGNAC CEDEX.
Lorsque nous utilisons le terme « nous » ou « Cultura », nous désignons la société SOCULTUR qui est le responsable du traitement des données personnelles (qui détermine donc « pourquoi » et « comment » vos données personnelles sont traitées), et que nous collectons au travers de notre Site Internet, nos magasins ou via les Sources externes.
Article 2 : Pourquoi vos données personnelles sont-elles collectées et pendant combien de temps sont-elles conservées ?
Veuillez trouver ci-dessous le tableau expliquant (i) les finalités pour lesquelles nous collectons et nous utilisons vos données personnelles dans le cadre du process de recrutement, (ii) pendant combien de temps nous les conservons (iii) ainsi que la base légale qui nous autorise à collecter et à utiliser vos données personnelles.
Veuillez noter que :
– Conformément à la législation et réglementation en vigueur, vos données personnelles sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles que décrites ci-dessus.
– Au terme de ces délais de conservation décrits ci-dessous, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées (il ne sera donc plus possible de vous identifier dans ce cas précis).
Finalité du traitement : Gestion de candidatures
Description
Les données personnelles collectées à ce titre sont nécessaires afin d’apprécier votre capacité et mesurer vos aptitudes professionnelles (votre expérience, votre qualification) pour occuper le poste proposé ou dans le cadre d’envoi d’une candidature spontanée.
Gestion du recrutement englobe :
– La réception, l’analyse et la sélection des candidatures,
– La prise de contact avec le candidat et l’organisation des entretiens de recrutement,
– La prise de références auprès des recommandations désignées par le candidat,
– L’envoi de réponses positives ou négatives au candidat.
Durée de conservation
Pour les candidatures non retenues : les données personnelles sont conservées pendant 1 an
Pour les candidatures retenues :
Le CV, le cas échant la lettre de motivation sont directement transférés dans votre dossier personnel.
Nous sommes amenés à utiliser certaines de vos données personnelles d’identification, de contact, de votre parcours scolaire et /ou professionnel afin de préparer l’établissement de votre contrat de travail et votre embauche. Ces données personnelles seront conservées pendant la durée de votre contrat de travail, puis archivées pendant les durées nécessaires afin de répondre à notre intérêt légitime (comme un éventuel litige avec un ancien salarié) ou afin de répondre à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (jusqu’à 6 ans après le départ d’un collaborateur).
Le CV, le cas échant la lettre de motivation sont directement transférés dans votre dossier collaborateur.
Base légale
Intérêt légitime de Cultura pour démontrer sa conformité aux règles relatives à la non-discrimination
L’exécution du contrat au titre des mesures précontractuelles prises à l’initiative du candidat
Finalité du traitement : Contact des personnes via les Plateformes externes et leurs CV- thèques
Description
Lorsque nous recherchons des candidats via des sources tierces, telles que LinkedIn et d’autres sites d’offres d’emploi, et votre profil correspond à nos recherches, nous pouvons utiliser vos données personnelles afin de vous contacter pour savoir si vous êtes intéressé(es) par notre offre d’emploi.
Durée de conservation
Veuillez-vous référer à la politique de protection de données personnelles de la plateforme externe concernée.
Base légale
Intérêts légitimes poursuivis par CULTURA, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux du candidat qui exigent une protection des données personnelles
Finalité du traitement : Gestion des candidatures transmises par des cabinets de recrutements et/ou des agences d’intérim (ci-après “Tiers”)
Description
Nous pouvons obtenir vos candidatures auprès de Tiers (les responsables de traitements de leur base de données) lorsque votre profil correspond à notre offre d’emploi.
Durée de conservation
Pour les candidatures non retenues : Les données personnelles transmises par des cabinets de recrutements et/ou des agences d’intérim sont conservées pendant 1 an.
Pour les candidatures retenues :
Nous sommes amenés à utiliser certaines de vos données personnelles d’identification, de contact, de votre parcours scolaire et /ou professionnel afin de préparer l’établissement de votre contrat de travail et votre embauche. Ces données personnelles seront conservées pendant la durée de votre contrat de travail, puis archivées pendant les durées nécessaires afin de répondre à notre intérêt légitime (comme un éventuel litige avec un ancien salarié) ou afin de répondre à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (jusqu’à 6 ans après le départ d’un collaborateur).
Base légale
L’exécution du contrat au titre des mesures précontractuelles prises à l’initiative du candidat
Finalité du traitement : Réalisation de tests de personnalité dans le cadre du recrutement
Description
Pour certains postes, et pour compléter notre évaluation, CULTURA est amenée à collecter les résultats des questionnaires de personnalité réalisés et partagés par une société de tests soumise aux obligations légales du RGPD, et indépendante de CULTURA.
Cette société informe les personnes concernées lors de leurs inscriptions au service sur les traitements relatifs à la fourniture du service du test de personnalité.
Durée de conservation
Les résultats des questionnaires de personnalité obtenues par CULTURA sont supprimés à la fin du processus de recrutement du candidat
Base légale
Consentement
Le candidat est informé qu’il a le choix de partager son résultat du questionnaire de personnalité avec CULTURA.
Le non-partage du résultat du questionnaire peut entraîner le refus de sa candidature.
Finalité du traitement : Création de votre espace candidat dans le portail de recrutement
Description
Les données personnelles collectées à ce titre sont nécessaires afin de créer votre espace candidat grâce à laquelle vous pouvez envoyer votre candidature au poste souhaité.
Durée de conservation
1 an à compter de la création d’une espace candidat
Base légale
L’exécution du contrat au titre des mesures précontractuelles prises à l’initiative du candidat
Finalité du traitement : Elaboration du tableau de bord et de statistiques en relation avec les recrutements
Description
Les données personnelles collectées à ce titre sont nécessaires afin de réaliser des statistiques, par exemple sur le nombre des candidatures reçus, la tranche d’âge des candidats et la source de la candidature
Durée de conservation
Les résultats des statistiques sont conservés sous la forme agrégée et ne contiennent pas vos données personnelles
Base légale
Intérêt légitime de CULUTRA pour analyser et optimiser notre processus de recrutement
Finalité du traitement : Gestion des demandes d’exercice de droits des personnes concernées
Description
Lorsque vous contactez notre délégué à la protection des données (« DPO ») ou lorsque vous remplissez le formulaire prévu à cet effet (cf : § 6), vos données personnelles sont collectées afin d’assurer la gestion des demandes d’exercice de vos droits (vérification de votre identité, communication).
Durée de conservation
Les données personnelles relatives à vos demandes d’exercice de droits sont conservées pendant 1 ans à compter de votre demande.
Les pièces d’identité nécessaires afin de vérifier votre identité sont supprimées dès que la vérification a été effectuée.
Base légale
Respect de nos obligations légales et règlementaires par Cultura
Finalité du traitement : Le cas échéant, constater, établir, exercer ou défendre les droits en justice par Cultura
Description
Vos données personnelles sont susceptibles d’être communiquées en cas de demandes des « tiers autorisés » qui en vertu de dispositions législatives ont le pouvoir d’exiger la transmission de documents ou de renseignements contenant des données personnelles.
Durée de conservation
Pendant la durée de la procédure devant l’autorité concernée
Base légale
Intérêt légitime
Article 3 : Quelles données personnelles nous collectons ?
De manière générale, Cultura collecte des données relatives aux catégories suivantes :
- Données d’identification ou « d’identité » tels que le nom, prénom, date de naissance, photographie, nationalité, sexe (si incluses dans le CV) ;
- Données de contact : coordonnées personnelles (courriel, téléphone, adresse postale) ;
- Autres données relatives au candidat : données liées au parcours académique et professionnel du candidat (CV, Lettre de motivation, recommandations), et toutes les données qui sont renseignées par le candidat dans les documents transmis à Cultura, comme le(s) motif(s) de la candidature, langues maîtrisées, centres d’intérêt et loisirs, titulaire du permis de conduire, profils sur les réseaux sociaux à caractère professionnel, etc. ;
- Données relatives à votre espace candidat : des données relatives à votre profil (par exemple votre nom d’utilisateur et mot de passe) ;
- Données de navigation tels que les cookies : lors de votre navigation et/ou connexion à notre Site Internet.
Article 4 : Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont traitées principalement par le département des Ressources Humaines, et tout responsable du poste pour lequel vous avez candidaté.
Pour fournir nos services, nous pouvons cependant être amenés à communiquer certaines de vos données personnelles à nos sous-traitants ou prestataires (ex : hébergeur, éditeurs de solutions logicielles), comme WORKDAY – hébergeur de notre portail de recrutement.
Article 5 : Mes données sont-elles transférées hors de l’Espace Economique Européenne ?
Chez CULTURA, vos données personnelles traitées dans le cadre du recrutement sont hébergées en Europe.
Article 6 : Quels sont vos droits sur mes données personnelles et comment les gérer ?
6.1 Quels sont vos droits ?
Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 dit « RGPD », vous disposez de droits sur les données vous concernant.
Droit d’accès
Vous avez le droit de demander confirmation à Cultura que vos données font bien l’objet d’un traitement et obtenir les informations relatives à ce traitement (finalités, destinataires etc…).
Droit de rectification et d’effacement des données
Vous pouvez demander la rectification de vos données lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes.
Droit à la limitation du traitement
Ce droit peut s’exercer dans plusieurs situations. Vous pouvez par exemple demander la limitation du traitement que nous opérons sur vos données pendant la période de vérification de l’exactitude de vos données par Cultura ou bien préférer la limitation du traitement à l’effacement de vos données.
Droit d’opposition au traitement
Le droit d’opposition peut s’exercer à tout moment au traitement que nous opérons sur vos données dans les situations suivantes :
- Lorsque les données sont traitées à des fins de prospection commerciale
- Lorsque votre situation particulière justifie la fin du traitement
- Lorsque le traitement de vos données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Cultura
- Lorsque le traitement de vos données est fondé sur le profilage.
Dans ce cas, Cultura ne traitera plus les données personnelles, à moins de démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Droit à la portabilité de vos données
Vous avez le droit de demander à Cultura de vous transmettre les données personnelles qui vous concernent et que vous avez fournies.
Droit de définir le sort de vos données après le décès
Vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.
Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (la Commission Nationale Informatique et Libertés)
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous considérez que le traitement de données à caractère personnel qui vous concerne constitue une violation du Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
6.2 Comment exercer vos droits ou contacter notre DPO ?
Il suffit de nous transmettre votre demande via ce formulaire.
Article 7 : Quels sont les cookies utilisés et comment les gérer ?
7.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est petit fichier déposé par une entreprise sur votre ordinateur (ainsi que tablette ou smartphone) qui permet d’enregistrer des informations lors de votre navigation sur nos sites Internet.
Lorsque vous naviguez sur le portail de recrutement WORKDAY – cultura.wd3.myworkdayjobs.com, notre prestataire WORKDAY dépose les cookies strictement nécessaires à la fourniture du site et pour assurer sa sécurité. Ces cookies ne nécessitent pas l’obtention de votre consentement.
Vous trouverez ci-dessous (i) la liste de cookies, (ii) la finalité pour laquelle elles se déposent, ainsi que (iii) leur durée de conservation :
| Catégorie de cookie | Noms des Cookies | Finalité de cookie | Durée Cookie |
| Cookie fonctionnel | PLAY_LANG,
PLAY_SESSION, timezoneOffset, wd-browser-id |
Ces cookies d’utilisateur, d’appareil et d’identification de session, ainsi que cookies d’horodatage sont nécessaires pour expirer les sessions après une inactivité d’un utilisateur. | Pendant la Session |
| Cookie fonctionnel | wday_vps_cookie | Ce cookie est nécessaire pour assurer qu’une session est gérée par le même serveur et ainsi l’utilisateur n’est pas déconnecté par le serveur. | Pendant la session |
| Cookie de sécurité | TS | Ce cookie aide à prévenir les cyberattaques contre les interactions de l’utilisateur avec les applications cloud de l’entreprise. Vérifie que les cookies de domaine et de sous-domaine envoyés entre le serveur Web et le client ne sont pas modifiés | Pendant la Session |
| Cookie de sécurité | CALYPSO_CSRF_TOKEN | Ce cookie contient un jeton CSRF pour empêcher les attaques de falsification de requêtes intersites, c’est-à-dire pour empêcher un utilisateur d’effectuer des opérations involontaires sur le site carrière. | Pendant la Session |
| Cookie de sécurité | __cf_bm | Ce cookie permet d’identifier et atténuer le trafic automatisé afin de protéger la plateforme contre les robots malveillants. | Après 30 minutes d’inactivité |
| La répartition de charge | WorkdayLB_
WorkdayLB_UICLIENT, WorkdayLB_SAS |
Ce cookie est utilisé pour transmettre les demandes d’une seule session au même serveur pour assurer la cohérence du service. | Pendant la Session |
Lorsque vous naviguez sur le site https://cultura.milkdigital.fr/
Veuillez consulter l’article 7 « Quels sont les cookies utilisés et comment les gérer ? » de la politique cookies de Cultura.